Protocolo y ceremonial

Claves para planificar congresos

Planificar un congreso resulta un proceso complejo en el cual intervienen una serie de etapas que deben cumplirse en tiempo y forma teniendo siempre presente los objetivos a alcanzar.

Será muy importante contar con un comité organizador profesional y experto en congresos. Si cada miembro asume sus responsabilidades y tareas, se logrará gestionar el evento en forma exitosa, teniendo siempre presente los objetivos que se persiguen y los indicadores para medir si se han logrado.

Diseñar una planificación temporal detallada, que incluya las diferentes áreas (pre secretaría, alojamientos, traslados, acreditaciones, audio y video, comidas, señalética, etc.). Establecer plazos realistas de forma tal de ir concretando el cumplimiento de los requerimientos (usualmente se utiliza una grilla, cuya estructura puede variar según las necesidades del congreso, no hay un modelo universal). (Clic para ver modelo de grilla)

GRILLA DE REQUERIMIENTOS (ejemplo)
SEDE (Mobiliario) RESPONSABLE DE ÁREA DEAD LINE CANTIDAD OBSERVACIONES
Mesas
Sillas
Estrado
Atril o Podio
Tarima (alfombrada)
Pizarra magnética o rotafolio
Cordones y/o vallado
SEDE (Salones)        
Decorado del salón
Iluminación
Aire acondicionado / calefacción
Servicio de Guardarropas
Acondicionamiento toilettes
Servicio de limpieza
Generador eléctrico
Stands de auspiciantes (expo paralela)
ORNAMENTACIÓN - SEÑALÉTICA        
Bandera nacional
Bandera institucional / empresarial
Estandartes auspiciantes
Arreglos florales
Jarras, copas, servilletas
Mantelería
Tarimas alfombradas
Polleras (para vestir estrados)
Fondo de escenario
Banners para señalizar espacios
MEDIOS AUDIOVISUALES        
Equipo de sonido
Parlantes
Micrófonos (mesa, móviles, corbateros)
Cámara filmadora
Notebook
Pantallas
Cañón proyector
Puntero láser
Cabinas de traducción simultánea
Traductores (head phones)
RECURSOS HUMANOS        
Organizador / staff de asistentes
Recepcionistas (sector acreditaciones)
Locutor  / Moderador
Asistentes de sala
Personal de seguridad
Fotógrafo (prensa)

Uno de los primeros pasos es definir la temática del congreso, los objetivos a lograr, posibles disertantes (nacionales y extranjeros), la fecha estimada y el lugar donde se realizará (sede).

Confirmar la asistencia de los disertantes lo antes posible. Por un lado, para asegurase que podrán asistir, y por otro, para utilizarlo en la campaña de difusión. Usualmente se les paga el traslado, alojamiento y las comidas y se los invita a participar de actividades sociales.

Ofrecer la posibilidad de una inscripción anticipada con algún tipo de descuento o beneficio para que pueda empezar a ingresar dinero (el comité de finanzas será el encargado del manejo de los fondos).

El comité de prensa y difusión será el encargado de planificar las estrategias de comunicación y promoción del congreso orientándolas al público objetivo. Diseñar la identidad visual, la página web, envío de flyers, circulares, anuncios en revistas especializadas, gacetillas de prensa, etc.

Generar acciones comerciales con empresas para proponerles participar con auspicios o como sponsors; es decir la empresa A puede hacerse cargo del área de acreditaciones, la empresa B puede pagar de la cena de cierre, son opciones válidas que generan un importante ahorro de recursos.

Otra alternativa es el armado y planificación de una exposición paralela, la cual en general resulta en una interesante fuente de ingresos, pero hay que establecer un equipo comercial destinado a vender los espacios y a satisfacer los requerimientos de los expositores.
(Clic para ver plano de exposición paralela)

En base al presupuesto real disponible y a estimaciones de ingresos, se podrá determinar el servicio de catering que se ofrecerá, es decir si además del café de bienvenida y los coffee breaks estará incluido el almuerzo o cena de cierre, o si se abonará aparte del costo de participación al congreso.

Focalizar la planificación del Acto de Apertura y Clausura (en general asisten autoridades, profesionales renombrados de la temática del congreso, invitados especiales). Quizás resulte necesario aplicar criterios del protocolo oficial o institucional en el armado de estrados y primera fila.

Se deberá poner especial atención al cumplimiento de los horarios de las sesiones plenarias o paralelas establecidas en el programa, y que cualquier retraso o alteración puede causar confusión y molestias.

Considerar que un porcentaje importante de participantes concurren a los congresos para interactuar con otras personas. Planificar espacios y actividades para favorecer el networking y la interacción. El uso de una plataforma interactiva en celulares y tablets permite que los participantes se puedan poner en contacto antes del evento y mantenerlo una vez finalizado.

Para finalizar una de las claves fundamentales es establecer reuniones periódicas con todos los integrantes del comité organizador y los responsables de áreas, de forma tal de no dejar ítems sueltos para la fecha cercana al evento.

Sin dudas la realidad dinámica de los congresos demuestra que tendrán lugar imprevistos y cambios, por lo cual tener la flexibilidad para adaptarse a nuevos escenarios es muy importante, pero teniendo siempre como eje la imagen que se desea transmitir y los objetivos a alcanzar.

 

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