Protocolo y ceremonial

Cómo planificar profesionalmente eventos corporativos

En el momento que una empresa decide planificar un seminario,  cocktail o reunión interna, se direccionará seguramente hacia el logro de determinados fines,  como el posicionamiento, publicidad de un producto o nuevos contactos corporativos, por lo que el asesoramiento de un organizador profesional ayudará a la exitosa concreción de los objetivos pautados.

Una moderna interpretación del  Ceremonial, lo concibe como una disciplina de comunicación, aportando los elementos necesarios para que el evento transmita el mensaje en el marco más adecuado posible.

En una entrevista con el anfitrión, se investigarán las siguientes variables, trabajando  en un proyecto elaborado a la medida de sus necesidades y requerimientos:

Motivo de la reunión y tipo de evento más adecuado (por ejemplo: si se desean generar nuevos contactos en un ámbito informal, sugerir la realización de un cocktail).

Presupuesto tentativo del que se dispone y estrategias para el logro de auspicios.

Objetivos de corto y largo plazo (no todos se concretan finalizado el evento, muchas veces los resultados se dan en tiempos más extensos o con la continuidad de una serie de reuniones).

Target group de posibles invitados o asistentes.

El "imaginario", es decir que  valores y filosofía tiene en mente la empresa y que quiere "comunicar" con el cocktail, seminario, conferencia, etc.

Posible asistencia de autoridades nacionales o empresarios reconocidos.

Analizar (si las hubiere) experiencias de reuniones anteriores.

Esta primera aproximación para conocer los aspectos de fondo y forma, resulta esencial para una ejecución profesional, cuidando al máximo todos los detalles. El grado de complejidad de un evento, sea éste carácter  interno con 10 invitados, o externo con  300, se traducirá en responsables de funciones y áreas, quienes deberán trabajar en permanente interacción.

El equipo que acompañe  al coordinador general en llevar a cabo estas tareas, será seleccionado en base al compromiso con ciertos valores, como la flexibilidad, experiencia y formación académica. El encargado de cada área (catering, prensa, ambientación, marketing, etc) coordinará a su propio equipo de asistentes.

Cuando la fecha de ejecución se acerca, resulta importante verificar el cumplimiento de todas las tareas y funciones asignadas, las que usualmente se establecen por escrito en una grilla de requerimientos.

Las ventajas de una adecuada planificación? estimular la focalización sobre los objetivos planteados, logrando un uso efectivo de los recursos humanos y económicos disponibles.

Un evento diseñado por profesionales, permite el logro exitoso de los objetivos propuestos, además de  transformarse en una interesante estrategia de comunicación, direccionada a optimizar el posicionamiento de la identidad corporativa de las organizaciones ante los diversos públicos.

 

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